Oletko koskaan miettinyt miten tapahtuma, kokous tai vaikka konsertti etenee varauksesta h-hetkeen?
Tapahtuman järjestäminen on monen asian summa ja usean toimijan yhteistyötä. Kun asiakas ottaa yhteyttä varatakseen tilan tapahtumalleen, on hän ensin yhteydessä myyntipalveluumme. Myyntipalvelumme kirjaa ylös asiakkaan tarpeet ja toiveet, miettii sopivat tilat ja oheispalvelut, tekee alustavat varaukset, laatii tarjouksen sekä vahvistaa tilauksen. Jo tarjousta tehdessä myyntipalvelusta ollaan usein yhteydessä tapahtumatalolle, sillä monesti asiakkaan tarpeet vaativat vahtimestareiden tai tuotantosihteerin asiantuntemusta.
Kun asiakas on vahvistanut varauksensa, tapahtuma siirtyy myyntipalvelusta tuotantoon ja tuotantosihteeri on yhteydessä asiakkaaseen lähempänä tapahtuman ajankohtaa. Isommat tapahtumat suunnitellaan hyvissä ajoin, jopa vuotta aikaisemmin, asiakkaan ja talon henkilökunnan kanssa. Tarkennettavia asioita ovat mm. henkilömäärä, tarvittavat tilat ja niiden toimivuus, tilaisuuden tekniikka, aikataulu ja tarjoilut. Tekniikkaan liittyvät yksityiskohdat suunnitellaan osaavan henkilökunnan kanssa ja esityksissä he voivat olla mukana jo harjoitusvaiheessa. Hyvin suunniteltu kulttuuritapahtuma on aina hieno elämys ja yleisö poistuu salista iloisena. Tilaisuuden järjestyksenvalvojat huolehtivat, että tapahtuma on yleisölle turvallinen ja naulakonhoitajat valvovat asiakkaiden ulkovaatteita.
Ennen asiakkaan saapumista, on tuotantosihteeri yhteydessä ravintolayrittäjään. Ravintolapalvelut suunnitellaan yhdessä asiakkaan kanssa erityisruokavaliot huomioiden. Siivoojat huolehtivat tilojen siisteydestä ja vahtimestarit ovat laittaneet tilat kuntoon tekniikan ja kalustuksen osalta.
Kun edellinen tilaisuus on päättynyt, alamme valmistelemaan jo seuraavaa. Tilat on siivottava ja laitettava pian kuntoon ja lopulliset paperityötkin on vielä hoidettava.
Tapahtumat ja kokoukset ovat siis tiimityötä, joissa on monta asiakkaalle näkymätöntä työvaihetta. Tapahtuma on onnistunut, kun asiakkaan ei tarvitse miettiä mitä kulisseissa tapahtuu. Tavoitteemme on aina, että tapahtuman tai kokouksen järjestäminen on sinulle vaivatonta! Yhteistyöllä ja tiimihengellä luomme juuri sinun näköisesi tapahtuman.
Tervetuloa Kouvolan tapahtumataloille!